تعتبر الجدوى الاقتصادية هي المحرك الرئيس لتنفيذ اي مشروع ، لذلك وجب علينا ان نجيب عن ماذا تجنى المؤسسة عند الإستثمار في أرشيفها:

ماذا تستفيد المؤسسة عند توظيف وقت الموظفين بصورة جيدة؟؟

ماذا تستفيد المؤسسة عند توظيف وقت الموظفين بصورة جيدة؟

بالتاكيد ينعكس ذلك على ادائهم في العمل.

حسناً ، هل تعلم ان عدم تنظيم وأرشفة المستندات وفقاً للاسس العلمية يجعل الموظفين (وفقاً لاحصائيات عالمية) يضيعون اكثر من 30% من وقتهم بحثاً عن هذه المستندات ، فيمكننا ان نستثمر في الاستفادة القصوى من وقت الموظفين الذي ينعكس ايجاباً على أداءهم واداء المؤسسة.

ماذا تستفيد المؤسسة عند توظيف مساحات المباني الخاصة بها؟؟؟

هل تعلم ان عدم اختيار وسائل الحفظ الحديثة للمستندات والوثائق (الدواليب المتحركة ) تجعل المؤسسة تحتاج لاضعاف المساحات المطلوبة للحفظ في الوقت الذي يمكنها توفير اكثر من 50% من المساحة.

 

أن عدم وجود لوائح لحفظ والمستندات والوثائق يزيد من استهلاك المؤسسة في الأدوات المكتبية ( بوكس فايل ، ورق ، حبر ... الخ) بنسبة 20%
استهلاك المؤسسة في الاداوات المكتبية 20%
ان عدم وجود لائحة لإبادة المستندات والوثائق(بعد تحديد أعمارها القانونية والإدارية). يتسبب في تضخم الأرشيف بنسبة 25%.
لوائح الحفظ والإبادة للمستندات والوثائق 25%
أن عدم تسخير واستخدام التقنية في تصوير المستندات ضوئياً وأرشفتها إلكترونياً يزيد من نسبة المخاطر التي تتعرض لها المؤسسة بنسبة 100%.
عدم تطبيق الارشفة الالكترونية 100%

يمكن لخبرائنا مساعدتك في تقديم خطة استراتيجية لتأهيل الأرشيف وتقديم خدمة ممتازة في إدارة الوثائق وأرشفتها في أي مكان.