خدمة التدريب
الخدمة الإستشارية
أرشفة وتنظيم المستندات والوثائق
أنظمة حفظ وتخزين المستندات
المسح الضوئي للمستندات
أنظمة الإرشفة الإلكترونية

خدمة التدريب

حب عملك … وأعمل بحب تم تأسيس المركز التدريبي وذلك للمساهمة في بناء وتطوير الكوادر العاملة في مجال الأرشفة التقليدية والأرشفة الإلكترونية ، ووضع على عاتقه مسئولية سد النقص في الجانب الاكاديمي والجانب التطبيقي في مجال الأرشفة وإدارة الوثائق ، ويسعى المركز الى تأهيل وإعداد الكوادر العاملة في مراكز الأرشيف والمعلومات والمشرفين على مشاريع تطبيق نظم الأرشفة الإلكترونية ومشاريع التحول من الأرشيف الورقي الى الأرشيف الإلكتروني، وفقاً لمناهج علمية واساليب تطبيقية حديثة ، نقدم برامج تدريبية ذات مستوى إحترافي بإستخدام وسائل حديثة لتزويد المشاركين بلأسس العلمية والمهارات التطبيقية التي تمكنهم من أداء أعمالها بأفضل الطرق والممارسات والبرامج التدريبية هي: 1. دورة الإدارة الحديثة لمراكز الأرشيف بالمؤسسات. 2. دورة أخصائي الأرشفة والتوثيق. 3. دورة أخصائي الأرشفة الإلكترونية. 4. دورة الإدارة الذكية لمشاريع الأرشفة الإلكترونية. 5. دورة العمليات الفنية لتنظيم وأرشفة الوثائق. 6. دورة إستراتيجية التوثيق والأرشفة الإلكترونية. 7. دورة الأرشفة الإلكترونية. 8. دورة امن الوثائق الإلكترونية.

الخدمة الإستشارية

التخطيط السليم هو طريق النجاح إن كثير من المؤسسات الحكومية والخاصة تواجه صعوبات وتحديات كبيرة في تحديد المتطلبات الأساسية والخطط الإستراتيجية لتأهيل وتطوير الأرشيف الخاص بالمؤسسة وتطبيق نظام أرشفة تقليدية فعال ، وقيادة المؤسسة في التحول من الأرشيف الورقي للأرشيف الإلكتروني وتطبيق نظام أرشفة إلكترونية فعال ، ومن مبدأ التخطيط السليم هو طريق النجاح قمنا بحمل هذا العبء عن المؤسسات وذلك بتقديم خدمة إستشارية متكاملة لتحديد كافة المتطلبات والإحتياجات وتشتمل الخدمة على الاتي: 1. تحديد الوضع الحالي للمستندات والأرشيف. 2. وضع الحلول العلمية والعملية للتأهيل بما يتناسب مع حجم المؤسسة. 3. تحديد إحتياجات أنظمة الأرشفة التقليدية والإلكترونية. 4. إختيار المعدات والأدوات التي تتناسب مع المستندات والوثائق. 5. وضع الخطط الإستراتيجية للتأهيل والتطوير والتحول. وتقوم شركة الآفاق الدولية بتقديم هذه الخدمة في إطار المسئولية المجتمعية فهي تقدم مجاناً لكل المؤسسات والشركات دون اي التزام تجاهنا.

أرشفة وتنظيم المستندات والوثائق

أرتقي بأعمالك إلى آفاق اكثر تطوراً أن التحكم في المستندات والوثائق التقليدية من حيث حفظها وإدارتها وسهولة إسترجاعها اصبح من اكبر التحديات التي تواجه المؤسسات والشركات فالحصول على المستندات والوثائق عند طلبها وحال الحاجة اليها اصبح امراً غير سهل ، ويرجع ذلك لعدم وجود اسس وضوابط علمية وعملية في تنظيم وأرشفة المستندات والوثائق الامر الذي جعل إدارة واسترجاع المستندات والوثائق يخرج عن سيطرة المؤسسة وتزيد صعوبة الوصول للمستندات كلما كان ارث المؤسسة من المستندات والوثائق كبير. لذلك بدأت الشركة في توفير خدمات متكاملة لتنظيم وأرشفة مستندات ووثائق المؤسسات مستندة في ذلك على الاسس العلمية والجوانب التطبيقية واحتياجات وطبيعة المؤسسة ، لتوفر حلول آمنة وسريعة للوصول الى المستندات والوثائق من خلال تنظيمها وارشفتها عبر فرق متخصصة ومدربة للتعامل مع المستندات الورقية بأساليب إحترافية. وتشتمل الخدمة على الاتي: 1. فرز وتصنيف المستندات والوثائق. 2. أرشفة المستندات وفقا للأنظمة العلمية والعملية. 3. تكشيف المستندات. 4. الديباجات التوضيحية. 5. الترفيف. 6. إحلال وإبدال المستندات.

أنظمة حفظ وتخزين المستندات

آمان أكثر … طاقة تخزينية اكبر تسعى شركة الآفاق الدولية دائماً في توفير حلول ومنتجات متكاملة لحفظ وتخزين المستندات والوثائق مع الاخذ في الاعتبار نوع المستندات والوثائق المراد حفظها ، فتختلف الانظمة باختلاف الوثائق فحاجة تخزين ملفات البوكس فايل تختلف عن حاجة حفظ الأشرطة وتختلف عن حاجة حفظ المخططات الهندسية ، لان كل نوع من انواع الوثائق يناسبه نوع محدد من انواع انظمة التخزين ، وهناك العديد من هذه الانظمة منها الاتي: الدواليب الثابتة والأرفف المفتوحة الميزات:  قليلة التكلفة.  تعدد الاشكال والالوان.  سهولة الفك والتركيب والنقل.  متعددة الاستخدامات. الدواليب المتحركة: الميزات:  سهولة الحركة والانتقال بين الوحدات.  امان عالي ( فقل مركزي ).  متعددة الاستخدامات.  مضاعفة الطاقة التخزينية لاكثر من 80%.  مرونة التصنيع ( تتناسب مع جميع المساحات المتوفرة).  امكانية اضافة وحدات مستقبلية.  الشكل الجمالي. الارفف ذات الارتفاع العالي والارفف متعددة الطوابق الميزات:  سهولة الفك والتركيب.  متعددة الاستخدام.  تعدد طوابق التخزين.  مناسبة مع كافة الاوزان والاحمال.  توظيف المساحة الراسية المتاحة.

المسح الضوئي للمستندات

دّع المحترفون يقومون به نيابة عنك أن اكبر التحديات التي تواجه المؤسسات عند تحولها الى الأرشفة الإلكترونية هي تصوير المستندات المتراكمة بالمؤسسة ( المستندات القديمة ) ، ولقد صمّمنا حلولنا الخاصة بالمسح الضوئي للوثائق استناداً إلى خبرتنا الكبيرة في مجال الأرشفة والأرشفة الإلكترونية بهدف مساعدة كل مؤسسة على التصدي لهذا التحدي الهام. وتغطي حلول الآفاق الدولية للمسح الضوئي للوثائق جميع جوانب العمليات الفنية الخاصة بعملية المسح من تحضير وإدخال بيانات وتصوير ومراجعة وضبط الجودة وعملية الإرجاع واعادة الدبابيس ، ونقوم بحمل هذا العبء عن عملائنا بتوفير حلول متكاملة لتصوير المستندات المتراكمة ضوئياً تساعدهم على سرعة البحث والاسترجاع ، تقليل المخاطر ، التداول الإلكتروني للوثائق ، توفير المال والحيز المكاني للأرشيف ، تحقيق رضاء المتعاملين مع المؤسسة بتسريع الاجراءات المقدمة ، وتشتمل الخدمة على: 1. توفير فرق عمل متخصصة ومدربة على تحضير المستندات والتصوير الضوئي وإدخال البيانات وضبط الجودة والمراجعة. 2. توفير كافة الاجهزة والمعدات اللازمة للعمل ( ماسحات ضوئية – حاسبات آلية). تواجه المؤسسات اليوم تحديات كبيرة تتعلق بإدارة الوثائق الورقية ، وفيما يلي بعض من أهمها:  الأساليب والأنشطة التي تفتقر إلى الدقة في تنظيم الملفات  فقدان السجلات أو التوزيع العشوائي غير المنظم للمعلومات  انخفاض الكفاءة من حيث الزمن اللازم لاسترجاع المعلومات الورقية  الاطلاع غير المصرح به على المعلومات الحساسة

أنظمة الإرشفة الإلكترونية

أجعل أعمالك أفضل أن التطور التسارع في حجم الأعمال ادى الى ضعف فعالية الانظمة التقليدية في حفظ وإدارة واسترجاع المستندات والوثائق بالمؤسسات السبب الذي جعل الكثير من هذه المؤسسات تبحث عن حلول تقنية لأرشفة مستنداتها وإدارتها إلكترونياً لتوفير الوقت والجهد المبذول في الطرق التقليدية ، لذلك تسعى شركة الآفاق الدولية في توفير حلولاً متكامل لإدارة وأرشفة الوثائق إلكترونياً تتناسب مع المؤسسات الكبيرة والمتوسطة والصغيرة. الميزات الاساسية: 1. السهولة في الاستخدام. 2. السرعة في انجاز العمل. 3. المسح الضوئي للوثائق بالكامل وتخزينها وإدارتها. 4. إمكانية تعريف حقول الفهرسه لكل انواع الوثائق بشكل مرن وسهل. 5. إمكانية تحديد اماكن تخزين الملفات ( إدارة وسائط التخزين). 6. إمكانية التعامل مع جميع أنواع الوثائق وجميع المقاسات. 7. التحكم بالصور مثل التكبير والتصغير والدوران والطباعة وغيرها. 8. نظام تداول داخلي للوثائق للتواصل بين الإدارات والاقسام. 9. السرية والتحكم بالملفات بموجب صلاحية المستخدمين. 10. إمكانية إخفاء بعض الملفات عن بعض المستخدمين. 11. تصنيف الوثائق بطريقة تنسجم مع أسلوب العمل في المؤسسة. 12. إمكانية البحث عن الملف وسهولة الوصول له. 13. يتم عرض الوثائق بشكل سهل وامكانية معالجتها من الشوائب. أنظمة تسلسل العمل وإدارة بلا ورق: كُن متميزاً … إن التحول من العمليات القائمة على الإجراءات الورقية إلى بيئة رقمية لم يعد في عالمنا اليوم يعد ابتكاراً، بل خطوةً بالغة الأهمية وأساسية لكل مؤسسة حريصة على استمراريتها واستدامة أعمالها ، لذلك قمنا في الآفاق الدولية من تقديم حلول رقمية لتحويل الإجراءات الورقية الى رقمية ، حيث تمكن أنظمة تسلسل العمل الداخلي والإدارة بلا ورق من أتمتة العمليات والإجراءات الورقية التقليدية داخل المؤسسة وتحويلها الى نماذج رقمية يتم تداولها وتسلسلها عبر النظام ، وتسهل استخدام ومشاركة النشر الإلكتروني ومشاركة الأحداث الهامة من خلال التقويم المشترك ، أن التصميم المرن والإحترافي للنظام يمكن المؤسسات من تطبيقه بكل سهولة ويسر وخلال فترة قصيرة ، ويمكن النظام مديره من تكامله مع باقي الأنظمة داخل المؤسسة بكل سهولة ويسر ومن خلال شاشات جاهزة للاستخدام. تعتبر أنظمة تسلسل العمل والإدارة بلا ورق واجهة الاستخدام الداخلية للموظفين التي تمكنهم من الوصول إلى أنظمة المؤسسة الفرعية وذلك حسب الصلاحيات الخاصة بكل موظف / وإدارة ، ومن هناك يستطيع الموظف إنشاء الملفات الإلكترونية من خلال النماذج الإلكترونية المتاحة له ، يوفر النظام عدة أنظمة وشاشات فرعية جاهزة للإستخدام مثل: 1. المدونات التفاعلية. 2. نظام نشر التعاميم والأخبار. 3. نظام تسلسل العمل والمذكرات الداخلية. 4. نظام الإجازات. 5. الوصف الوظيفي. 6. بالإضافة إلى روابط الأنظمة الفرعية والتقويم الخاص والعام.